Peter Gall "Zeitmanagement - Newsletter"

„Ich bin völlig erschöpft“, sagt ein Kollege zum anderen.
„Wieso?“
„Der Chef hat heute eine Besprechung von über zwei Stunden abgehalten.“
„Und worüber?“
„Das hat er nicht gesagt.“

Lachen Sie bitte nicht. Bei meiner Internetumfrage "Ihr größter Zeitdieb im beruflichen Umfeld" liegt der Zeitdieb „Besprechungen“ an erster Stelle. Obwohl wir alle wissen, wie ermüdend und überflüssig viele Besprechungen sind, tun wir nichts dagegen und lassen uns ständig in Besprechungen unsere Zeit stehlen. Viele Besprechungen sind absolut ineffektiv, das Ergebnis steht oft in keinem Verhältnis zum Aufwand. Da sitzen Teilnehmer in Meetings, die überhaupt nicht wissen, warum sie hier sind und nur auf das Ende der Besprechung warten. Manche arbeiten während der Besprechung an anderen Aufgaben. Andere wiederum finden in einer Besprechung die geeignete Bühne für ihre Selbstdarstellung und verkünden wortreich, was niemanden interessiert. Meistens enden diese Besprechungen dann mit der Entscheidung, sich zu vertagen – also mit einer neuen Besprechung. Ich nenne das Besprechungskarussel.

Führen Sie einmal eine Kostenanalyse für Ihre nächste Besprechung durch. Rechnen Sie Arbeitskosten für die Vorbereitung, Personalkosten der Teilnehmer, Gemeinkosten, Spesen, Reisekosten etc. Dann stellen Sie den Nutzen gegenüber. Sie werden staunen. Je nach Größe und Hierarchieebene der Teilnehmer können sich die Kosten auf bis zu € 70,- pro Minute belaufen. In Ihrem Unternehmen macht das sogar mehr aus? Umso schlimmer.

Halten Sie nur dann Besprechungen, wenn Sie auch etwas zu besprechen haben. Für kurze und weniger wichtige Dinge reichen Telefonate, E-Mail oder interne Mitteilungen. Besprechungen müssen immer geplant sein, daher haben wir hier ein paar kurze Tipps für Ihre künftigen Besprechungen zusammen gestellt:

Vor der Besprechung

• Planen Sie eine Besprechung sorgfältig: Wer, Was, Wann, Wo, Warum.
• Teilnehmer von Besprechungen müssen bereits vor der Besprechung über deren Inhalt informiert werden, ebenso über die Teilnehmerliste.
• Setzen Sie die Beginnzeiten fest. Vorteilhaft sind Besprechungen am späten Vormittag oder am späteren Nachmittag – jeder möchte doch pünktlich zum Mittagessen oder in den Feierabend, da haben Sie gute Chancen, dass die Teilnehmer sich kurz halten.
• Versenden Sie rechtzeitig eine Agenda und informieren Sie die Teilnehmer rechtzeitig über eventuell benötigte Unterlagen.
• Kommen Sie früher und bereiten Sie den Raum vor.
• In vielen Unternehmen werden Besprechungen im Stehen gehalten. Dies ist aus orthopädischer Sicht besser und außerdem ein Grund mehr, die Besprechung zügig durchziehen zu können.

Während der Besprechung

• Beginnen Sie pünktlich, egal, ob alle Teilnehmer anwesend sind. Setzen Sie einen Termin nicht zum Beispiel für 11 Uhr an, sondern für 11.05. Diese ungewöhnliche Zeit kann die Teilnehmer dazu „verleiten“, pünktlich zu sein. Sind Sie mutig ? Dann setzen Sie den Beginn für 11.07 fest.
• Erläutern Sie die Ziele oder die Erwartung an diese Besprechung.
• Setzen Sie Redezeiten fest.
• Kommen Sie sofort zum Thema.
• Achten Sie darauf, dass nicht vom Thema abgeschwenkt wird und lassen Sie keine anderen Themen in die Besprechung einfließen.
• Achten Sie darauf, dass die Diskussion sachlich bleibt.
• Schließen Sie die Sitzung pünktlich und positiv.

Nach der Besprechung

• Beurteilen Sie für sich die abgeschlossene Besprechung.
• Lassen Sie sofort das Protokoll schreiben. Nur die wichtigsten Punkte sullen darin vorkommen: Was war gefragt, Was kam heraus, Wer sull was bis wann tun.
• Planen Sie die nächste Besprechung (sofern notwendig!).

Ich hoffe, diese Tipps helfen Ihnen, eine neue Besprechungskultur zu schaffen. Es ist ganz einfach – Sie müssen nur damit beginnen!

Liebe Grüße, Ihr Peter Gall

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